Change Management im Tech-Sektor: 6 Schritte, um ungenutzte Potentiale zu identifizieren

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Über den Autor

Hallo, ich bin Peter Rudel, Solution Architect bei Etribes. Als ich 17 Jahre alt war, wagte ich den Sprung in die Welt des E-Commerce mit meinem eigenen Unternehmen. Dies bedeutet, dass ich jetzt, im Alter von 39, bereits 22 Jahre Erfahrung sowohl bei Händlern als auch bei Dienstleistungsunternehmen in der digitalen Handelsbranche sammeln konnte. Heute ist meine Rolle als Solution Architect bei Etribes darauf ausgerichtet, unsere Kunden dabei zu unterstützen, technische Strategien zu entwickeln, die ihren einzigartigen Geschäftsanforderungen gerecht werden.
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19. Mai 2023 / Peter Rudel

Intro

In diesem Blogbeitrag zeige ich euch, wie ihr in eurer Organisation Change Management im Bereich der digitalen Technologien anwenden könnt. Gemeinsam durchlaufen wir die Schritte zur Erkennung der optimalen Systeme für euer Unternehmen und wie ihr euch von überholten Strukturen verabschieden könnt. Ich erkläre auch, warum dieser Prozess entscheidend für euren wirtschaftlichen Erfolg ist. In diesem Prozess evaluieren wir die Bedürfnisse der Organisation und bestimmen, wie diese durch den optimalen Einsatz von Software, Hardware und Infrastruktur erfüllt werden können. Es geht darum, effiziente Systeme zu identifizieren und weniger effiziente zu verbessern, um letztendlich die bestmögliche Lösung bereitstellen und umsetzen zu können. Diese Systeme können beispielsweise CRM Systeme, eine Marketing Lösung, ein Shopsystem oder eine HR Software sein. Im Grunde jede Software die in einem Unternehmen eingesetzt wird.

Gemeinsam gehen wir sechs Schritte durch, jeweils mit den entsprechenden Kriterien, um Herausforderungen wie beispielsweise ungenutzte Potenziale zu identifizieren, zu lösen und proaktiv anzugehen.

Für den gemeinsamen Nenner: Die Grundlagen von Change Management

Change Management bezeichnet den Prozess der Planung, Umsetzung und Kontrolle von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ziel des Change Managements ist es, diese Veränderungen in einem geordneten und kontrollierten Rahmen durchzuführen, um Risiken zu minimieren und den Erfolg sicherzustellen. Dabei werden verschiedene Methoden und Techniken eingesetzt, um Mitarbeiter und Teams in den Prozess einzubeziehen, Widerstände gegen Veränderungen abzubauen und eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen. Change Management ist ein wichtiger Bestandteil des strategischen Managements und kann in verschiedenen Bereichen wie Organisationsstruktur, Prozesse und Technologie Anwendung finden.

Content Empfehlung: Hier findest du praktische Tipps für Change Management im Rahmen deiner digitalen Transformation und hier findest du ein hilfreiches 3-Stufen Modell für erfolgreiches Change Management.

Diese 6 Schritte helfen dir dabei, Kosten zu sparen, Effizienz zu steigern und die Leistung des Unternehmens zu verbessern

Schritt 1

Systembewertung

Unabhängig davon, ob ihr als Entscheidungsträger in eurem Unternehmen agiert oder als Teammitglieder positive Veränderungen vorantreibt, ist die Systembewertung ein entscheidender Schritt, um die Technologie-Strategie zu optimieren. Eine umfassende Systembewertung ermöglicht es euch, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Technologien eure Organisation vorantreiben und welche ihr hinter euch lassen solltet.

  • Bestandsaufnahme:
    Fertigt eine Auflistung aller Systeme an, die in eurer Organisation genutzt werden, einschließlich Software, Hardware, Cloud-Services und weiterer Technologien. Durch diese Maßnahme erhaltet ihr eine klare Übersicht eurer gegenwärtigen IT-Infrastruktur.
  • Leistungsmetriken:
    Definiert messbare Kriterien, um die Performance und Effektivität jedes Systems zu beurteilen. Mögliche Kennzahlen sind Umsatzsteigerung, eingesparte Arbeitszeit, Kundenzufriedenheit oder Datensicherheit.
  • Anwenderperspektive:
    Nehmt euch die Zeit, um mit den Nutzern der Systeme in deinem Umfeld – also Kollegen, Mitarbeitern oder Kunden – zu sprechen. Ihr Feedback kann wertvolle Einblicke in die Stärken und Schwächen jedes Systems liefern und helfen, mögliche Verbesserungen zu erkennen.
  • Technische Analyse:
    Überprüft die technischen Aspekte der Systeme wie Sicherheit, Skalierbarkeit und Wartbarkeit und identifiziere potentielle Risiken. Es gilt zu analysieren, ob die Systeme gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen eures Unternehmens gerecht werden.

Schritt 2

Priorisierung

Priorisierung ist der Schlüssel zur fokussierten Entscheidungsfindung bei der Auswahl von Technologien. Sobald ihr eure Systeme im ersten Schritt bewertet habt, ist es nun an der Zeit, Prioritäten zu setzen. Indem ihr eure Systeme priorisiert, könnt ihr euch auf diejenigen konzentrieren, die den größten Einfluss auf euer Unternehmen haben und eine klare Roadmap für Veränderungen erstellen.

  • Unternehmensziele:
    Behaltet bei der Priorisierung immer die strategischen Ziele eures Unternehmens im Hinterkopf. Welche Systeme tragen am meisten zur Erreichung dieser Ziele bei? Welche verhindern den Fortschritt oder verursachen unnötige Probleme?
  • Auswirkung auf das Kerngeschäft:
    Identifiziert Systeme, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf euer Kerngeschäft haben. Systeme, die einen signifikanten Einfluss auf eure Geschäftsprozesse, Kundenbindung oder Umsatzgenerierung haben, sollten höhere Priorität erhalten.
  • Risikobewertung:
    Es ist wichtig, die Risiken zu bewerten, die mit der Trennung jedes Systems verbunden sind. Dabei sollten Aspekte wie Sicherheitsbedenken, mögliche Betriebsunterbrechungen oder negative Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden.
  • Innovationspotenzial:
    Prüft, welche Systeme in der Lage sind, dein Unternehmen auf innovative Weise voranzubringen. Priorisiere Lösungen, die euch wettbewerbsfähig halten und auf den neuesten Stand der Technologie bringen.
  • Ressourcenverfügbarkeit:
    Berücksichtigt bei der Priorisierung die Ressourcen, die in deinem Unternehmen zur Verfügung stehen, sowie Zeit, Personal und Budget. Setzt realistische Prioritäten, die eure Kapazitäten widerspiegeln und stellt sicher, dass ihr in der Lage seid, Veränderungen erfolgreich umzusetzen.

Schritt 3

Kosten-Nutzen-Analyse

Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse gibt euch ein Verständnis über die wirtschaftlichen Auswirkungen der Ablösung veralteter Systeme und der Einführung neuer Technologien. Auf dieser Grundlage könnt ihr fundierte Entscheidungen hinsichtlich Technologieinvestitionen treffen, die sowohl kurz- als auch langfristig zum Erfolg eures Unternehmens beitragen.

  • Direkte Kosten:
    Berücksichtigt die direkten Kosten, die mit der Trennung von einem System und der Implementierung eines neuen Systems verbunden sind. Hierzu zählen beispielsweise Anschaffungskosten, Lizenzgebühren, Wartungskosten und Schulungsaufwand.
  • Indirekte Kosten:
    Achtet darauf, auch die indirekten Kosten in die Analyse mit einzubeziehen. Dies sind beispielsweise der Aufwand für die Umstellung, potenzielle Betriebsunterbrechungen, Entwicklungskosten und Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
  • Potenzielle Einsparungen:
    Bewertet die potenziellen Einsparungen, die durch eine Umstellung auf ein neues System erreicht werden können. Diese umfassen gesteigerte Effizienz, eingesparte Arbeitszeit, erhöhte Sicherheit und gesenkte Wartungskosten.
  • Langfristige Perspektive:
    Berücksichtigt die finanziellen Langzeitauswirkungen der Entscheidung. Ein System, das auf den ersten Blick teurer in der Anschaffung erscheint, könnte sich langfristig als kosteneffektiver erweisen, wenn es zu einer verbesserten Leistung und Skalierbarkeit führt.
  • Qualitative Faktoren:
    Beachtet bei der Analyse auch qualitative Faktoren wie gesteigerte Kundenzufriedenheit oder höhere Mitarbeiterzufriedenheit, die sich letztendlich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken können.

Schritt 4

Marktanalyse

Führt eine umfassende Recherche zu den neuesten Technologien und Anbietern durch, um diejenigen Alternativen zu identifizieren, die am besten zu eurem Unternehmen passen. Durch eine gründliche Marktanalyse könnt ihr die besten Technologien auswählen, um euer Unternehmen zum Erfolg zu führen und euer Best-of-Breed-Portfolio zu optimieren.

  • Wettbewerbsanalyse:
    Erforscht, welche Systeme euren Wettbewerbern Vorteile verschaffen, und beobachtet, welche Technologien sie einsetzen. Prüft dann, ob ähnliche Lösungen auch für euer Unternehmen von Nutzen sein könnten.
  • Branchentrends:
    Informiert euch über neue Technologien, die branchenweit an Bedeutung gewinnen, und bleibt auf dem Laufenden über aktuelle Trends und Entwicklungen in eurer Branche. Prüft auch hier, ob diese Entwicklungen für euer Unternehmen relevant sind.
  • Anbieterbewertung:
    Vergleicht die Angebote, Preise, Kundenbewertungen und den Ruf der verschiedenen Anbieter von Technologielösungen auf dem Markt, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Untersucht auch die Unternehmen, um sicherzustellen, dass ihr eine gute Wahl getroffen habt.
  • Expertenmeinungen:
    Fragt Branchenexperten, IT-Berater oder Kollegen aus eurem Netzwerk um wertvolle Einblicke und Empfehlungen zu erhalten. Sie können euch dabei helfen, die besten Lösungen für eure spezifischen Anforderungen zu identifizieren und zu finden.
  • Testphase:
    Führt eine Testphase mit potenziellen Technologielösungen durch, bevor ihr euch vollständig festlegt, um die Kompatibilität und Leistungsfähigkeit der Lösung in eurer Organisation zu prüfen und sicherzustellen, dass sie euren Anforderungen entspricht. Erwägt dann, ob die Lösung für eure Bedürfnisse geeignet ist.

Schritt 5

Testen und Validieren

Es ist wichtig, die ausgewählten Lösungen zu testen und zu validieren, bevor ihr eine Technologieentscheidung endgültig trefft. Durch eine sorgfältige Prüfung und Validierung der neuen Technologielösungen könnt ihr sicherstellen, dass eure Entscheidungen zu positiven Ergebnissen für das Unternehmen führen und die IT-Infrastruktur optimiert wird.

  • Pilotprojekte:
    Um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen, bevor die Lösung unternehmensweit ausgerollt wird, empfiehlt es sich, Pilotprojekte zu starten und die neue Technologie in einem kontrollierten Umfeld zu testen.
  • Benutzerakzeptanz:
    Für eine erfolgreiche Implementierung, hilft es, die Endbenutzer aktiv in den Testprozess einzubinden und ihr Feedback zu sammeln. Dabei sollte betrachtet werden, dass sie mit der neuen Technologie zufrieden sind und dass diese ihre Arbeitsabläufe verbessert, anstatt sie zu erschweren.
  • Leistungsindikatoren:
    Um sicherzustellen, dass die Lösung die gewünschten Ergebnisse erzielt, sollten klare Leistungsindikatoren (KPIs) definiert werden, um den Erfolg der neuen Technologie zu messen. Während des Testprozesses sollten diese KPIs laufend überwacht werden.
  • Anpassungen:
    Verfolgt eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung, indem ihr bereit seid, Anpassungen an eurer Technologie oder Prozessen vorzunehmen, um die bestmögliche Leistung zu erzielen. Macht euch die Erkenntnisse aus dem Testprozess zunutze.
  • Dokumentation:
    Um eine solide Grundlage für zukünftige Entscheidungen zu gewährleisten und Transparenz zu schaffen, solltet ihr den Test- und Validierungsprozess präzise dokumentieren.

Schritt 6

Change Management

Bereitet das Team auf bevorstehende Veränderungen vor, indem ihr Schulungen und Unterstützung anbietet. Durch eine offene Kommunikation und die Einbeziehung der Teams in den Entscheidungsprozess könnt ihr einen reibungslosen Übergang sicherstellen. Ein effektives Change Management hilft euch die Integration neuer Technologien erfolgreich zu meistern und die Vorteile der Veränderungen in vollem Umfang zu nutzen.

  • Kommunikation:
    Erklärt, warum die neuen Technologien eingeführt werden und welche Vorteile sie für das Unternehmen und die Mitarbeiter bieten. Kommuniziert dabei offen und transparent über die bevorstehenden Veränderungen.
  • Schulung:
    Um sicherzustellen, dass eure Mitarbeiter die neuen Technologien effektiv nutzen können, versichert euch, dass sie über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen. Bietet Schulungen, Workshops oder Webinare an, um den Lernprozess zu unterstützen.
  • Unterstützung:
    Damit der Übergang zu den neuen Technologien so reibungslos wie möglich gestaltet wird, solltet ihr die nötige Unterstützung und Ressourcen anbieten. Seid offen für Feedback und adressiert Bedenken oder Schwierigkeiten, die während des Integrationsprozesses auftreten.
  • Anpassungsfähigkeit:
    Mitarbeiter, die offen für Veränderungen sind, werden sich schneller an neue Technologien anpassen und deren Vorteile voll ausschöpfen können. Fördert deshalb eine Kultur der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität innerhalb des Unternehmens.
  • Erfolg feiern:
    Um eine positive Stimmung zu schaffen und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, erkennt und feiert die Erfolge, die durch die Einführung neuer Technologien erreicht werden.

Fazit

Durch Umsetzung dieser Schritte kannst du eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welche Systeme abgelöst und welche innovativen Technologien eingeführt werden sollten. Dadurch optimierst du deinen Best of Breed-Ansatz und hebst das volle Potenzial deiner Organisation. Eine gut gestaltete Lösung trägt dazu bei, Kosten zu sparen, die Effizienz zu steigern und die Leistung des Unternehmens zu verbessern.

Hast du noch Fragen oder Ideen zu dem Thema?