Wie du Change Management effektiv nutzt, um digitale Initiativen voranzutreiben und Misserfolge zu vermeiden - ein Drei Phasen Modell

Markus Peter Etribes Blog Digitalstrategie Change Management

Über den Autor

Hi zusammen, ich bin Markus Peter und arbeite als Partner und B2B Experte bei der Unternehmensberatung Etribes. Die letzten 20 Jahre habe ich nicht als klassischer Berater, sondern stattdessen in der Industrie verbracht. Nach leitenden Tätigkeiten bei u. a. Siemens und Dräger unterstütze ich nun mit meinem Team bei Etribes B2B Unternehmen bei der Strategieentwicklung für ihre digitale Transformation.

 

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Digital Strategie

05. Dezember 2022 / Markus Peter

“Ideas are easy. Execution is everything.” - John Doerr

In gängiger Praxis habe ich schon oft erlebt, dass es letztendlich nicht jede Idee zu einer wirklichen Implementierung im Unternehmen schafft. Rund 70% der Ideen scheitern bei der Ausführung, insbesondere wenn es darum geht, digitale Transformationen wirklich anzugehen und umzusetzen, stottert der Motor plötzlich. Doch woran liegt das? In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie du mithilfe von Change Management digitale Initiativen vorantreiben kannst und welche konkreten Maßnahmen dafür ergriffen werden können.

Welche Bestandteile spielen im Prozess einer digitalen Veränderung eine Rolle?

Um überhaupt begreifen zu können, wie und in welchem Umfang eine Veränderung, insbesondere eine digitale Veränderung, vonstattengehen kann, kann man sich die Bestandteile in einem gedanklichen Modell vorstellen. In diesem Kontext ist es wichtig, den Prozess einer digitalen Transformation nicht abseits vom restlichen Ablauf des Unternehmens zu betrachten. Die digitale Transformation steht dabei ganz im Zentrum der Betrachtung, wird jedoch von verschiedenen Dimensionen einer digitalen Transformation umschlossen. Diese Dimensionen umfassen die Bereiche Kultur, Strategie, Organisation und Technologie.

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Der Bereich der digitalen Transformation und die vier anderen Bereiche befinden sich dabei in ständiger Wechselwirkung zueinander. Stellt man sich das ganze bildlich vor, steht im Zentrum das Ziel der digitalen Transformation. Dieser Kern wird umschlossen mit den kulturellen Aspekten innerhalb einer Unternehmung, wie beispielsweise der Art der Führung und Zusammenarbeit, generellen Werten und Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Arbeitsmethoden oder der allgemeinen Kommunikation. Der nächste Ring stellt die Strategie dar mit der die digitale Transformation vorangetrieben und umgesetzt werden soll. Darauf folgt die Organisation, also die Art des Aufbaus der Teams und Abteilungen und der Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Der äußerste Ring inkludiert dann alles, was Technologie einschließt, sei es Datenmanagement, IT-Infrastruktur oder andere digitale Werkzeuge.

 

Um sich also erfolgreich digital zu transformieren, ist es essentiell alle Dimensionen ganzheitlich zu betrachten. Veränderung, insbesondere eine digitale Veränderung, ist nichts, was über Nacht geschieht, im Gegenteil. Nur wenn alle Dimensionen unseres gedanklichen Kreises abgedeckt und in stetiger Interaktion miteinander stehen, kann eine digitale Veränderung stattfinden.

 

Von zentraler Bedeutung: Die meiste Kraft der konzentrischen Kreise liegt innen – also bei der Kultur. Die beste Strategie oder die beste Software können kaum etwas bewirken, wenn Führung und Zusammenarbeit fürchterlich sind. Daher gilt: Die Arbeit an der Kultur ist kein Chi-Chi, sondern ein essentieller Erfolgsfaktor für erfolgreiche digitale Transformation.

Mit welchen Maßnahmen kann ich digitale Veränderungen erfolgreich etablieren?

Natürlich gibt es nicht für jedes Unternehmen eine einheitliche Lösung, die immer klappt. Insbesondere Change Management ist ein sehr individueller Prozess, da es auch immer persönliche Geschichten der Mitarbeiter, also einzelner Individuen, miteinschließt. Der Mensch braucht immer eine erhöhte Aufmerksamkeit und Flexibilität, was die Maßnahmen betrifft. Der Prozess liegt einem agilen Veränderungskonzeptes zugrunde, welches uns durch alle Phasen begleitet. Daher habe ich dir die folgenden Maßnahmen aus unserer Praxis zusammengestellt, die dir dabei helfen können, deine Mitarbeiter nicht nur zu einem Opfer einer Veränderung zu machen, sondern sie aktiv daran teilhaben zu lassen.

#Phase A

Digitaler Kultur Check und Handlungsfelder

Durch die Überprüfung des Ist-Zustandes der kulturellen Dynamik im Unternehmen gewinnen wir wertvolle Erkenntnisse, die die strategischen und taktischen Change-Management-Ansätze bestimmen müssen. Beim digitalen Kultur-Check werden also alle prägenden Kulturelemente der Organisation einer Analyse unterzogen. Somit erhält das Top-Management einen klaren Überblick darüber, wo die Stärken und Schwächen ihrer Organisation mit Blick auf die digitale Transformation liegen. Dies kann zum Beispiel durch die Analyse von Dokumenten und Vorarbeiten zu kundenspezifischen Themen oder durch Interviews mit relevanten Mitarbeitern erarbeitet werden.

 

Die Ergebnisse können dann mit Anforderungen, Benchmarks oder bewährten Verfahren verglichen werden. Durch diese Gap-Analyse entstehen anschließend die notwendigen Handlungsfelder in den oben genannten Dimensionen von Kultur, Strategie, Organisation und Technologie innerhalb des Unternehmens.

#Phase B

Vision und Strategie der Veränderung

Eine klar definierte und ausgearbeitete Vision stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor im Change Management dar. Es ist also unerlässlich, so früh wie möglich ein grundlegendes Verständnis bei den Mitarbeitern zu schaffen, wieso diese Veränderung notwendig ist und welchen Sinn sie in Zukunft erfüllen wird. Die Vision stellt also einen Nordstern dar, woran sich alle in der Unternehmung orientieren können und somit ein Ziel vor Augen haben, wohin die Reise gehen soll.

 

Der französische Schriftsteller und Pilot, Antoine de Saint-Exupéry, hat diese Denkweise sehr prägnant in einem Zitat dargelegt: “If you want to build a ship, don’t drum up men to collect wood, prepare tools, assign tasks and divide the work, but teach the men the longing for the wide endless sea.”

 

Die Vision übernimmt also eine Identitäts-, Identifikations- und Mobilisierungsfunktion und legt damit das Fundament für jeden digitalen Veränderungsprozess. Anschließend kann eine detaillierte Veränderungsstrategie entwickelt werden, um das Unternehmen zu mobilisieren. Hierbei kann die Einbindung und Etablierung von Change Agents sinnvoll sein, um Veränderungen noch gezielter voranzutreiben.

#Phase C

Umsetzung und Verankerung der Veränderung

Die Umsetzung einer digitalen Veränderung ist oft keine exponentielle Entwicklung, ohne Rückschläge. Wie bei einer Achterbahnfahrt kann das Stimmungsbild der Mitarbeiter von leichten Bedenken zu einem kompletten Schock herabfallen. Nach einer Erholungsphase kann die Motivation zwar noch einmal kurz vorhanden sein, bevor die Mitarbeiter in eine Depression aufgrund der Veränderungen fallen.

 

Dieser Aneinanderkettung von Berg-und Talfahrten kann nur entgegengewirkt werden, wenn die Unternehmung genau weiß wo sie im Moment stehen und welche Maßnahmen dann ergriffen werden müssen, um letztendlich die Mitarbeiter langfristig zu motivieren, offen gegenüber den Neuerungen zu sein und sich im besten Fall zu integrieren und sich selbst einbringen wollen.

 

Dafür kann ein Change Management Plan verwendet werden, denn allein Informationen zu geben reicht oft nicht aus. Vielmehr ist die Akzeptanz bei Managern und Mitarbeitern auch an die Möglichkeit geknüpft, Einfluss zu nehmen und zu erfahren, was verändert werden muss.

“If you want to build a ship, don't drum up men to collect wood, prepare tools, assign tasks and divide the work, but teach the men the longing for the wide endless sea.”

Antoine de Saint-Exupéry, Französischer Schriftsteller & Pilot

Die Säulen deines Change Management Plans

Im letzten Kapitel unter “Phase C – Umsetzung und Verankerung der Veränderung” haben wir kurz den Begriff des Change Management Plans erwänt. Ein solcher Plan ist in meinen Augen essentiell für erfolgreiche Veränderungsprozesse und sollte auf vier Säulen stehen:

#1 Informieren

Hier geht uns die ganz klassische Kommunikation von A nach B. Über diverse Kanäle, wie Weekly E-Mails vom Vorstand, Informationsveranstaltungen oder ähnliches werden wesentliche Zusammenhänge und Sachinformationen geteilt. Bereits hier entstehen allerdings auch schon nonverbale Botschaften: Wird mit mir auf Augenhöhe kommuniziert oder von oben herab? Also auch hier schon aufmerksam sein.

#2 Involvieren

Neben reinen Informationsmaßnahmen sind auch Plattformen wichtig in denen Austausch stattfindet oder gemeinsam gearbeitet werden kann. Co-Creation Workshop, Sounding Boards und vieles mehr sind möglich.

#3 Mobilisieren und trainieren

Durch die Veränderungen entstehen typischerweise auch Situationen in denen Mitarbeiter etwas neu oder anders machen müssen. Es ist zentral ihnen dazu das erforderliche Training zu geben.

#4 Prüfen und anpassen

Bei der ersten Umsetzung von Veränderungen, sind diese meistens noch nicht perfekt und effizient. Daher müssen sie regelmäßig geprüft werden, um Fehlerquellen zu identifizieren und diese anschließend anzupassen. Zum Beispiel durch monatliche Mini-Umfragen oder Auswertung der [email protected] E-Mail Adresse.

Fazit: Kulturelle Dynamik als Treiber der Veränderung

Große Veränderungen lassen sich nicht über Nacht etablieren. Vielmehr ist es wichtig, den aktuellen Status Quo seines Unternehmens zu verstehen, um anschließend die entsprechenden Maßnahmen treffen zu können. Darüber hinaus ist die kulturelle Dynamik einer der unabdingbaren Treiber eines Veränderungsprozesses, da sie die strategischen und taktischen Change-Management-Ansätze bestimmt. Wer das ernst nimmt und professionelles Change Management mit Fokus und langem Atem betreibt, hat gute Chancen, mit seiner digitalen Transformation erfolgreich zu sein.

Hast du noch Fragen oder Ideen zu dem Thema?