Praxiserprobte Tipps, um deine Mitarbeitenden zu Unterstützern deiner digitalen Transformation zu machen

Katharina Reiter Etribes Blog Digitalstrategie Change Management

Über die Autorin:

Hi, ich bin Katharina Reiter und Senior Digital Transformation Managerin bei Etribes. Seit mehreren Jahren unterstütze ich Projekte im E-Commerce- und Digitalisierungsbereich, u.a. bei Firmen wie Swarovski. Mein akademischer Hintergrund liegt in der Psychologie. Für mich stehen besonders die Mitarbeiter als wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens im Vordergrund, denn ohne sie, ihre operative Unterstützung und ihre Begeisterung für ihren Job stößt jedes Transformationsprojekt schnell an seine Grenzen.

 

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Strategy
Innovation

15. Dezember 2022 / Katharina Reiter

Veränderung von Beginn an mitdenken

Eine Digitalisierung bringt immer Veränderungen mit sich. Diese reichen von einfacher Datensicherung in Cloud-Systemen bis hin zur Umstrukturierung ganzer Unternehmensprozesse oder dem Entwickeln völlig neuer Geschäftsmodelle. Dadurch stehen veränderte Arbeitsabläufe für viele Angestellte an der Tagesordnung. Besonders jene Mitarbeiter, die jahrelang in einer bestimmten Weise gearbeitet haben und sich komplett umstrukturieren müssen, sehen ihre Integration in jüngste Innovationen und Veränderungen als große Herausforderung. Mit diesem Blogbeitrag möchte ich dir näher bringen, wie elementar der Einbezug jedes einzelnen Mitarbeiters ist und wie du dein Team zu aktiven Unterstützern digitaler Veränderungen machen kannst.

Veränderung lässt sich nicht aufhalten, allerdings mit offenen Armen begrüßen und erfolgreich managen

Durch den Wunsch nach Automatisierung oder Digitalisierung, können sich ‘zwangsweise’ gewisse Strukturen, Prozesse oder Arbeitsabläufe in Unternehmen verändern. So wird beispielsweise die Expansion in ein E-Commerce Geschäftsmodell oder die Skalierung des Online-Geschäftes zwangsläufig dafür sorgen, dass Digital-Themen einen stärkeren Fokus im Unternehmen bekommen. Derartige Veränderungen finden nicht nur in der Theorie statt, sondern beeinflussen das tägliche Handeln zahlreicher Teams und letztendlich jedes einzelnen Mitarbeiters.

 

Natürlich könnte man als autoritäre Führungskraft entscheiden, digitale Transformation voranzutreiben, ohne die Mitarbeiter, die im operativen Geschäft davon betroffen sind, rechtzeitig zu informieren, für die Veränderungen zu erwärmen und letztendlich auch operativ zu involvieren. Allerdings kann und wird dies zu einem zunehmenden Motivationsverlust und Existenzängsten unter der Belegschaft führen. Diese scheinbar „soften“ Faktoren müssen in Digitalisierungsprojekten (die zwangsweise zu Veränderung führen) von Anfang an mitbedacht werden. Andernfalls können Digitalisierungsprojekte auch nach der initialen Einführung digitaler Prozesse und neuer Systeme noch in der Verankerungsphase scheitern (weil Mitarbeiter die Änderung nicht annehmen).

 

Für Veränderungsprozesse ist es essentiell, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an zu involvieren, sie auf die Veränderung vorzubereiten, ihnen Halt und Sicherheit zu geben und sie im besten Fall sogar für Veränderung und Innovation zu begeistern. Dabei kommt früher oder später das Thema Change Management auf, da Veränderungen mehr denn je strategisch gesteuert werden müssen. Denn Arbeitskultur und Change Management in Projekten bewusst einzuplanen, kann dabei helfen, Veränderungen erfolgreich zu managen, ohne dass sich die von der Veränderung betroffenen Personen ausgeschlossen fühlen. 

 

7 Gründe, an denen digitale Veränderungsprozesse scheitern können

#1 - Fehlende Digitalisierungsstrategie

Oft gibt es keine klare Vision und konkrete Zieldefinition, wodurch den Unternehmen die Richtung fehlt. Eine Digitalstrategie ist allerdings notwendig, damit sich alle Mitarbeiter in ihrer täglichen operativen Arbeit daran orientieren können. Zudem stellt sie sicher, dass Projektziele auf strategische Ziele einzahlen - z.B. darauf, in 5 Jahren einen bestimmten Umsatzanteil über digitale Kanäle zu generieren.

#2 - Fehlende Guiding Principles

Oft fehlen klare Guiding Principles, die von allen Mitarbeitern bis hin zum Management verstanden, unterstützt und gelebt werden können. Gemeinsame Werte, Normen und Regeln für die tägliche Zusammenarbeit helfen dabei, Verständnis den Menschen gegenüber aufzubringen. Denn sie arbeiten im operativen Geschäft mit diesen Veränderungen und sind letztendlich für einen großen Teil des Erfolgs deines digitalen Wandels zuständig.

#3 - Diskrepanz zwischen Strategie und Projektzielen

Oft zahlen Projektziele nicht in die Gesamtstrategie des Unternehmens ein. Doch um Digitalisierungsinitiativen voranzutreiben, ist ein Management-Buy-in notwendig. Denn die Digitalisierungsstrategie muss Teil der Gesamtstrategie sein und das Management muss starke Unterstützung beispielsweise in der Kommunikation bieten.

#4 - Fehlende Struktur

Oft scheitert es daran, keine transparente und klare Strukturierung der Neuerungen darzulegen. Deshalb müssen insbesondere bei größeren Änderungen die Entscheidungswege und Zuständigkeiten geklärt sein.

#5 - Fehlende Einbindung der Mitarbeiter

Oft werden die Mitarbeiter, die an den entsprechenden Positionen arbeiten, nicht richtig mit einbezogen. Die Meinung und Expertise dieser Personen wird nicht von Anfang an berücksichtigt bzw. kritischen Stimmen wird kein Gehör verschafft.

#6 - Fehlende Motivation

Oft wird nicht sichergestellt, dass neue Aufgaben von den Mitarbeitern mit Enthusiasmus ausgeführt werden und sie sich in ihrer neuen Position wohl fühlen.

#7 - Fehlender Invest-Wille

Oft wird an den falschen Ecken gespart und hochqualifizierte Mitarbeiter arbeiten für niedrige Löhne und gehen deshalb an die Konkurrenz ab. Das Personal ist und bleibt eine der wichtigsten Ressourcen in jedem Unternehmen und in diese sollte auch investiert werden.

Katharina Reiter Etribes Blog Digitalstrategie Change Management

“Für Veränderungsprozesse ist es essentiell, die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an zu involvieren, sie auf die Veränderung vorzubereiten, ihnen Halt und Sicherheit zu geben und sie im besten Fall sogar für Veränderung und Innovation zu begeistern.“

Katharina Reiter, Senior Digital Transformation Managerin Etribes

Mithilfe von Change Management gemeinsam digitale Veränderungen voranbringen

Wieso ist Change Management also so wichtig? Für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ist es essentiell, dass deine Mitarbeiter Veränderungen unterstützen statt pauschal abzulehnen. Denn nur, wer sich, seine Produkte und Services an den sich stetig verändernden Markt und Kundenbedürfnisse anpasst, wird langfristig bei seinen Kunden relevant bleiben. Doch besonders für Mitarbeiter, die schon lange ihren Beruf oder ihre Tätigkeit ausüben, kann es oft schwierig sein, offen gegenüber Neuerungen zu stehen. Das liegt in der Natur des Menschen und ist völlig natürlich. Sie haben sich schlichtweg nach Jahren der Konstanz an ihre Routinen im Job gewöhnt. In diesem Fall ist es wichtig, den Menschen Gehör zu geben:

Sorgen als auch Kritik seitens der Mitarbeiter aufgrund der Veränderungen sollten innerhalb der Unternehmung reflektiert und Kritiker dazu ermutigt werden, ehrliches Feedback zu geben, um “Pitfalls” rechtzeitig zu erkennen. Wie reagiere ich also am besten, wenn es Personen gibt, die bevorstehenden oder bereits umgesetzten Veränderungen kritisch gegenüberstehen?

 

Letztendlich kann es durchaus von Vorteil sein, wenn nicht alle Mitarbeiter direkt mitziehen und alles blind ausführen, ohne es zu hinterfragen. Ebenso bei kritischen Meinungen, muss der Kritiker nicht ohne Kompromisse überzeugt werden. Ganz im Gegenteil: Es ist gut, wenn Personen neue Prozesse hinterfragen. Dadurch kann gemeinsam ein Blick auf die veränderten Abläufe geworfen werden und potentielle Risiken eventuell schon frühzeitig erkannt werden. Diese Personen bringen eine andere Perspektive ein und haben oft einen guten Blick für etwas, was womöglich in Zukunft schief gehen könnte. Dies stellt einen sogenannten „Devil’s Advocate“ dar, wobei diese Personen bewusst darin gefördert werden, eine kritische Meinung anzunehmen, um deren Gegenseite zum Nachdenken anzuregen. Denn wer weiß, vielleicht haben sie sogar Spaß in dieser veränderten Rolle, neue Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu durchleuchten? Führungskräfte müssen also versuchen zu verstehen, wieso die Person gegen die Veränderung ist und welche womöglich berechtigten Einwände es gibt.

 

Die erfolgreiche Umsetzung einer Veränderung hängt stark davon ab, wie gut alle Beteiligten einbezogen werden, gegenseitiges Verständnis und persönliche Empathie einbringen, von den Führungskräften bis zu den Mitarbeitern. Dies kann beispielsweise mithilfe des Prinzips einer self-managed Organisation umgesetzt werden, wobei bestimmte Entscheidungsbefugnisse an einzelne Teams erteilt werden, sodass diese eigenständige Entscheidungen treffen und sich besser miteinbringen können. Denn Mitarbeiter sind das größte Kapital des Unternehmens, Arbeitgeber müssen in sie investieren und ihnen ein fachliches sowie soziales Arbeitsumfeld bieten, das ihr Wachstum und ihre Entwicklung fördert. Auf diese Weise kann jeder im Unternehmen die Veränderungen verstehen, wird davon inspiriert und erkennt den genauen Fahrplan sowie die zukünftigen Ziele des Unternehmens.

Fazit: Der Markt verändert sich stetig - und du musst es auch

Zusammenfassend ist eine Veränderung im Unternehmen aufgrund von Automatisierung oder Digitalisierung notwendig, um langfristig kompetitiv zu bleiben und den Erfolg über mehrere Generationen hinaus zu sichern. Allerdings gibt es oft berechtigte Einwände seitens der Mitarbeiter gegen eine Veränderung, die nur aus operativer Perspektive erkannt werden können. Hinzu kommen persönliche Herausforderungen, wie die Angst der Mitarbeiter, den neuen und steigenden Ansprüchen nicht mehr gewachsen zu sein. Deshalb muss der Ressource Mensch auch in Zukunft noch mehr Beachtung geschenkt werden. Denn die nächste Neuerung (und damit Veränderung) wird schon bald vor der Tür stehen.

Hast du noch Fragen oder Ideen zu dem Thema?